Secrétaire Général

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La loi laisse une grande liberté aux associations concernant le rôle exact du Secrétaire d’association. Bien que son rôle ne soit pas obligatoire, les fonctions qui lui sont attribuées sont, elles, indispensables. Le Secrétaire d’association a en effet un rôle central : il est garant de la tenue administrative de l’association et de la cohésion entre les membres. Il a la charge du suivi administratif de l’association. Ce sont souvent les tâches les moins séduisantes auprès des bénévoles, elles sont pourtant primordiales pour garder son association en ordre : classements de documents, envoi de courriers, rédaction de dossiers de financement et demandes de mécénat, etc. Telles sont quelques-unes des missions du Secrétaire d’association.

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De par sa fonction, le Secrétaire est amené à travailler étroitement avec le Président et le Trésorier d’association. Il est le pont entre les différents organes dirigeants de l’association. Il peut également avoir un rôle de RH et prendre en charge l’accueil des nouveaux membres, organiser et répartir les tâches à l’ensemble de l’équipe, etc.

Bref, vous l’aurez compris : le Secrétaire a de multiples casquettes. Convocation aux Assemblées Générales et Conseils d’Administration par le Secrétaire d’association. La convocation aux Assemblées Générales et Conseils d’Administration est souvent une mission attribuée au Secrétaire d’association.

Le nombre de ces réunions et leur fréquence sont fixés par les STATUTS de l’association. Si ce n’est pas stipulé dans les STATUTS, alors les membres participants doivent être tenus au courant au préalable dans un délai raisonnable pour faciliter leur venue. La convocation peut prendre la forme d’une invitation personnelle, d’une annonce collective dans le journal d’annonces légales ou par affichage dans le local de l’association. Le Secrétaire d’association rédige les procès-verbaux et les comptes rendus. Le Secrétaire est un peu le scribe de l'association. Sauf disposition statutaire précisant le contraire, le Secrétaire prend note et formalise les comptes rendus des réunions fixées par les organes dirigeants. Ces comptes rendus doivent être transparents, clairs et précis.

Il est important que le Secrétaire archive ces comptes rendus avec les documents associés.